Privacyverklaring sollicitanten

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn gegevens?

Dit is de privacyverklaring van MAN Rollo B.V. specifiek voor de website manrollo.com (verder “onze website” genoemd).

MAN Rollo B.V. (verder “MAN Rollo” genoemd) is gevestigd aan Koraalrood 17, 2718 SB, Zoetermeer, Nederland. Wij zijn verbonden aan Pon Holdings B.V. en maken onderdeel uit van de Pon groep. Pon is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals in deze privacyverklaring staat omschreven. Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw gegevens.

Het bedrijf binnen Pon waar je solliciteert krijgt, in het kader van je sollicitatie, inzage in jouw gegevens en zal deze gegevens verwerken als verwerkingsverantwoordelijke.

2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle gegevens die Pon van jou verzamelt en verwerkt als je onze website bezoekt en solliciteert op één van onze vacatures.

3. Welke gegevens verzamelt en verwerkt Pon bij mijn sollicitatie?

Als je bij ons solliciteert, verzamelen wij persoonsgegevens van jou zodat we kunnen beoordelen of jij wellicht onze nieuwe collega kunt worden. Wij verwerken de volgende gegevens van jou:

• Naam, adres, e-mailadres en andere contactgegevens;
•  Curriculum Vitae (CV) en motivatie, informatie over opleiding, stages en werkervaring, geslacht en overige gegevens die jij zelf aan ons verstrekt, zoals bijvoorbeeld hobby’s en gezinssituatie;
• Foto’s en video’s die je meestuurt met je sollicitatie;
• Uitkomsten van testen en assessments die na jouw goedkeuring worden gedeeld met Pon;
• Gegevens om jou een salarisvoorstel te doen, die we – als je bij ons aan het werk gaat – opnemen in onze HR-systemen, zoals salarisberekening, identiteitsbewijs, IBAN nummer en gegevens over van je partner/kinderen in verband met pensioen;
• Hoe ver je in het sollicitatieproces bent gekomen en redenen voor aanname of afwijzing.

4. Waarom verzamelen we jouw gegevens?

Wij verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de grondslagen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dat doen we voor deze doelen:

• Jouw sollicitatie te behandelen en persoonlijk met jou hierover te communiceren en indien je daarvoor kiest het versturen van vacature alerts (grondslag: gerechtvaardigd belang of toestemming);
• Voor wervings- en selectiedoeleinden, waaronder het sturen op diversiteit, en het beheer van onze wervingsdatabase (grondslag: gerechtvaardigd belang);
• Indien van toepassing, om te controleren bij het UWV of je behoort tot de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten (grondslag: wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang);
• Eventueel sluiten van een arbeidscontract met jou (grondslag: uitvoering overeenkomst met jou);
• Het aggregeren en/of anonimiseren van persoonsgegevens om andere data te genereren voor ons gebruik (grondslag: gerechtvaardigd belang of toestemming);
• Op basis van geaggregeerde gegevens statistische analyses uit te voeren en te delen binnen Pon om ons sollicitatieproces te verbeteren en hierover te rapporteren (grondslag: gerechtvaardigd belang);
• Om te voldoen aan onze wettelijke verantwoordelijkheden (grondslag: wettelijke verplichting);
• Indien de aard van de functie dit rechtvaardigt, het uitvoeren van een social media onderzoek, screening of assessment. Wanneer het voor je functie noodzakelijk is dat je aan bijzondere medische eisen voldoet kunnen medische keuringen worden uitgevoerd door een (bedrijfs)arts. Pon krijgt inzage in het type medische keuring en de uitslag hiervan (grondslag: gerechtvaardigd belang);
• Het voldoen aan onze wettelijke verantwoordelijkheden, beslechting geschillen en handhaving van onze overeenkomsten (grondslag: gerechtvaardigd belang of wettelijke verplichting).

Onze gerechtvaardigde belangen zijn onder andere: marketing, reclame, beveiliging, (misdaad)preventie, IT-beheer, onderzoek en analyse naar eigen producten of diensten, bedrijfshuishouding, juridische zaken, intern beheer. Als je toestemming hebt gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, heb je het recht om die weer in te trekken, wanneer je maar wilt, door het sturen van een verzoek naar [email protected].

5. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard door Pon?

Jouw sollicitatiegegevens worden door ons bewaard gedurende een periode van 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Indien je hiervoor toestemming hebt gegeven, worden je gegevens voor een termijn van 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaard. Zo kunnen we je bijvoorbeeld op de hoogte brengen van nieuwe vacatures of je uitnodigen voor wervingsactiviteiten. Zodra je bij ons in dienst komt, dan worden je gegevens onderdeel van je personeelsdossier en worden je gegevens verwerkt conform het privacybeleid voor onze medewerkers.

6. Worden mijn gegevens verkocht aan of gedeeld met andere bedrijven?

Bedrijven die ons helpen bij het vinden van nieuwe collega’s krijgen als dat nodig is toegang tot gegevens om activiteiten uit te voeren namens Pon. Pon eist dat deze bedrijven jouw persoonsgegevens zorgvuldig verwerken en beschermen. Hiervoor sluiten wij overeenkomsten af met deze bedrijven.
Jouw persoonsgegevens zijn ook zichtbaar voor andere bedrijven binnen de Pon groep indien:

• je solliciteert op twee verschillende vacatures bij twee verschillende Pon bedrijven;
• je solliciteert bij dezelfde recruiter. Recruiters kunnen in dienst zijn bij verschillende Pon bedrijven. Recruiters zien alle sollicitaties van de bedrijven waar zij werkzaam zijn;
• de recruiter – in overleg en met toestemming – jouw CV deelt met een ander Pon bedrijf.

Pon kan je persoonsgegevens ook delen met externe partijen om bepaalde activiteiten uit te voeren namens Pon en om services die ze aan ons bieden te faciliteren. Dit kunnen dienstverleners zijn van services zoals website hosting, data analyses, betalingsverwerking, orderafhandeling, informatietechnologie en gerelateerde infrastructuurvoorzieningen zoals het beheer van onze recruitment database, klantenservice, e-mail bezorging, audits en andere diensten. Pon vereist dat deze externe partijen jouw persoonsgegevens zorgvuldig verwerken en beschermen.

7. Hoe worden mijn gegevens beveiligd?

Pon zal passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen tegen verlies of onwettige verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit kan het gebruik van beveiligde registratieformulieren, codering van gegevens en toegangsbeperking tot jouw persoonsgegevens omvatten.
Bepaalde landen kennen geen adequaat beschermingsniveau voor persoonsgegevens. Je kunt er echter op vertrouwen dat Pon passende beveiligingsmaatregelen zal nemen ten aanzien van de vertrouwelijkheid en bescherming van jouw gegevens. Voor overdracht vanuit de EER naar landen die volgens de Europese Commissie geen toereikend niveau van gegevensbescherming bieden, hebben we toereikende maatregelen genomen zoals contractuele overeenkomsten, zoals goedgekeurd door de Europese Commissie, afgesloten met derde partijen. Je kunt een kopie van deze maatregelen aanvragen door contact met ons op te nemen via [email protected].

8. Welke rechten heb ik?

Je hebt verschillende rechten ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Zo kun je (binnen de wettelijke kaders) te allen tijde vragen om inzage, correctie, aanvulling, beperking, overdraagbaarheid en/of verwijdering van de gegevens die Pon over jou verwerkt. Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van jouw gegevens. Je kunt hiervoor via de mail met ons contact opnemen via [email protected]. Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder voor jouw land of regio of voor het land of regio waar de vermeende schending van privacyregels zich heeft voorgedaan.

9. Waar kan ik terecht met vragen over de privacyverklaring van Pon?

Wil je meer weten of is iets niet helemaal duidelijk? Neem dan contact op met ons via [email protected]. We helpen je graag verder! Wij hebben een Functionaris voor Gegevensbescherming. Bereikbaar via dit e-mailadres: [email protected].

10. Wordt deze privacyverklaring wel eens gewijzigd?

Deze privacyverklaring kan wijzigen als bijvoorbeeld nieuwe ontwikkelingen of nieuwe wetgeving daar aanleiding voor geeft. De meest actuele privacyverklaring is altijd te vinden op onze website. We vermelden altijd op welke datum we de laatste versie op onze website hebben gepubliceerd. Als je dit regelmatig bekijkt en die datum in de gaten houdt, ben je altijd op de hoogte van mogelijke wijzigingen.

Oktober 2023